Event Organizer
Suatu kelompok usaha dalam bidang jasa yang ditunjuk secara resmi oleh client untuk mengorganisasikan rangkaian acara, dimulai dari proses pembuatan konsep, perencanaan, persiapan, eksekusi hingga rangkaian acara selesai dalam rangka membantu client mewujudkan tujuan yang diharapkan melalui rangkaian acara yang diadakan.
Orang Even Organizer harus bernyali besar
Menjalankan sebuah event tentu harus memiliki keberanian yang ekstra alias harus gede nyali. Seorang EO harus berani menanggung resiko apapun terhadap sebuah acara yang ditangani. Misalnya kita bertugas menyelenggarakan sebuah event wisuda jurusan, dari mulai dekorasi, konsumsi, dokumentasi, pengisi acara, dan prosesi acara kita adalah orang yang bertanggung jawab penuh dalam mengelolanya.
Acara tersebut harus berjalan dengan sukses, semua wisudawan, orang tua atau pihak jurusan akan menaruh harapan besar terhadap acara kita. Bayangkan jika salah satu menjadi cacat, misalnya hasil dokumentasi jelek atau sound system yang banyak noisenya, apa yang akan kita lakukan? apakah kita sebagai EO akan melemparkan kesalahan kepada tim atau setan? bukankah fotografer dan soundmannya kita yang milih? Bagaimana misalnya dengan event-event lain yang sampai mempertanggung jawabkan nyawa, misalnya dalam sebuah acara outbound atau konser musik? Disanalah dituntut nyali yang gede, skill yang mumpuni disertai dengan rasa tanggung jawab yang besar sebagai seorang EO.
3E : Education, Entertainment & Exhibition
Ada beberapa jenis event yang dikerjakan oleh sebuah EO, baik itu event musik, launching produk, seminar, pesta perkawinan, ulang tahun, pameran, pelantikan, event olah raga dan lain sebagainya. Semua event pada dasarnya mengacu pada kegiatan Education, Entertainment & Exhibition. Sebuah event harus mampu menghibur, memamerkan dan memiliki unsur mendidik. Education, Entertainment & Exhibition selain sebagai sisipan dalam sebuah event, juga bisa berdiri sendiri sebagai event.
Operasional Proses Pembuatan Event, terbagi tiga tahapan:
1. Tahap pra produksi (planning)
v Menjabarkan ide kreatif dan menuangkannya ke konsep
Ide kreatif atau gagasan awal sangat penting dari setiap anggota memberikan ide tersebut untuk di tuangkan dalam suatu konsep yang kreatif dan menarik.
v Menuangkan konsep tersebut dalam rancangan tertulis
Setelah ide kreatif dari masing – masing personal di tuangkan dalam sebuah konsep, konsep tersebut di buat pada suatu rancangan tertulis guna hasil dari ide kreatif atau gagasan yang tertuang lebih matang dan siap untuk di promosikan atau di perlihatkan pada stakholder.
v Pembentukkan Tim serta Jobdesc
Setelah terbentuknya suatu konsep rancangan yang tertulis, proses berikutnya pembentukkan Tim serta pembagian Jobdesc sangatlah penting, di sini kita dapat menentukan masing – masing anggota tim untuk bekerja sesuai kemampuannya atau kelebihannya, jangan sampai terjadi kesalahan penempatan Jobdesc.
v Promosikan konsep
Jika belum mempunyai stakholder, promosikan ide atau gagasan kreatif yang sudah terancang dalam sebuah konsep yang menarik, agar mendapatkan pemintat baik dari stakholder ataupun pihak sponsor yang tertarik dengan konsep yang sudah dituangkan pada rancangan tulisan.
v Observasi tempat, perlengkapan, akomodasi, konsumsi, transportasi, dokumentasi dll
Setelah tim terbentuk dan masing – masing telah di berikan jobdesc, maka proses berikutnya observasi tempat, perlengkapan, akomodasi, transportasi, dan sebagainya. Ini sangat perlu di lakukan sebelum masuk pada tahap produksi, pihak event organizer harus observasi terlebih dahulu guna mengetahui apa saja kendala atau pun yang harus di persiapkan nanti pada saat produksi berlangsung, biar konsep yang tertuang tadi terlihat menarik dan memuaskan stakholder.
v Menentukan pihak – pihak yang terlibat (pengisi acara)
Pihak Event Organizer berhak menentukan para pihak – pihak yang mengisi acara sesuai dengan konsep yang mereka buat, karena jika salah menetukan pengisi acara dalam suatu produksi sangat fatal akibatnya dan kemungkinan pihak stakholder akan kecewa karena tidak sesuai dengan konsep.
v Konfirmasi pada pihak – pihak yang terlibat
Sebelum masuk pada proses produksi, pihak Event Organizer harus memastikan dan mengkonfirmasikan pada pihak – pihak yang terlibat dalam acara tersebut, ini di karenakan jika ada pembatalan kontrak kerja dengan pihak – pihak yang sebelumnya sudah di tentukan maka Event Organizer dapat mencari penggantinya sebelum acara produksi berjalan.
v Penyelesaian administrasi, kontrak, perijinan, tempat, ticketing, dll
Setelah semuanya rampung, maka proses selanjutnya adalah perjanjian dari segi administrasi, kontrak, perijinan, tempat, ticketing, pengisi acara, keamanan, dll. Perjanjian ini di maksudkan agar kontrak kerja yang telah di sepakati di kedua belah pihak tidak ada pengingkaran kontrak atau penyelewengan kontrak kerja sama.
v Membuat Run Down Acara
Hal ini wajib di lakukan, karena run down atau susunan acara harus di buat sesuai konsep yang sudah di rancang agar hasilnya memuaskan.
2. Tahap Produksi
v Teknikal Meeting dengan seluruh pengisi acara
Sebelum memulai produksi, sebaiknya melakukan teknikal meeting terlebih dahulu, guna untuk lebih mempersiapkan segala sesuatunya pada saat produksi berlangsung.
v Teknikal Meeting dengan seluruh kru yang bekerja
Sebelum memulai produksi, sebaiknya teknikal meeting dahulu dengan seluruh kru untuk lebih mempersiapkan segala sesuatu dan berdo’a bersama demi kelancaran produksi nanti.
v Mempertanyakan kesiapan pada pihak keamanan
Pihak event organizer wajib menanyakan kesiapan pihak keamanan sebelum beberapa saat produksi akan di laksanakan, dan meminta pada pihak keamanan untuk lebih mengontrol keamanan agar produksi berjalan sukses sesuai rencana dan hasilnya memuaskan.
v Proses event digelar sesuai rundown
Proses event yang berlangsug sesuai dengan konsep dan run down yang di persiapkan secara matang.
3. Tahap Pasca Produksi
v Evaluasi
Setelah produksi selesai sebaiknya tim melakukan evaluasi dari keseluruhan acara guna memperbaiki kinerja kerja tim pada saat kontrak atau produksi yang lainnya. Hal ini sebagai motivasi buat keseluruh tim guna meningkatkan ide yang lebih kreatif dan imajinatif dalam menghasilkan sebuah karya.
v Pembuatan laporan
Pembuatan laporan akhir ini guna mengetahui keseluruhan dari produksi yang telah berjalan, untuk di serahkan pada stakholder.
Keuntungan menggunakan Event Organizer
- Penyelenggara acara lebih santai, sehingga bisa fokus pada kegiatan utama.
- Panitia yang bekerja dan menyiapkan acara berasal dari kalangan propesional sehingga sudah terbiasa dan teliti.
- Adanya kemudahan dalam sistem pertanggung jawaban dan koordinasi serta komunikasi dari masing-masing bagian.
- Setelah acara selesai, penyelenggara bisa langsung istirahat atau beraktivitas dan tidak perlu repot untuk membereskan berbagai perlengkapan acara.
- Acara bisa dikondisikan menjadi lebih menarik, dengan berbagai fasilitas pendukung yang disediakan oleh EO, seperti hiburan, hiasan – hiasan,dekorasi dan sebagainya.
Kekurangan menggunakan Event Organizer
- Biaya lebih tinggi.
- Kemungkinan perbedaan ide acara antara penyelenggara acara dan EO. Hal ini terkait antara anggaran yang disediakan penyelenggara dan dana yang diminta EO.
- Lemahnya kontrol dari penyelenggara acara, akibat terlalu percaya secara berlebihan kepada EO.
- Kemungkinan putusnya kontrak secara sepihak mendekati hari H dengan berbagai alasan. Sehingga penyelenggara yang tidak siap untuk menyelenggarakan acara tanpa EO menjadi bingung. Meskipun kemungkinan seperti ini jarang terjadi, namun harus tetap diwaspadai, sehingga tidak merugikan bagi penyelenggara acara.
Maksud & Tujuan :
- Memperkenalkan produk teknologi & informasi kepada masyarakat.
- Menambah wawasan masyarakat Papua tentang teknologi & informasi.
- Membuka wawasan berpikir masyarakat Papua, khususnya para pengusaha dan investor di berbagai sektor teknologi & informasi.
- Menumbuhkembangkan perekonomian para pengusaha dan pedagang di wilayah Papua.
- Menjadi ajang promosi yang berkelanjutan bagi para peserta maupun sponsor.
- Mempertemukan produsen, pedagang, investor dan pembeli pada satu tempat dan waktu yang bersamaan dalam pameran ini.
- Diharapkan melalui pameran ini pemerintah menjadi lebih peduli dan mendukung serta memberikan fasilitas kepada para pengusaha, terutama putera daerah yang ada di Papua, khususnya di Jayapura
Jenis-Jenis Event
Event yang dikelola oleh event organizer sangat banyak tergantung jenis-jenis acaranya, berikut ada beberapa jenis event:
a. Event perusahaan, contohnya HUT perusahaan dalam berbagai format acara,employe/ family gathering, peresmian kantor baru, penghargaan pada karyawan
b. Event promosi, contohnya pentas musik oleh sponsor, eksibisi/ pameran produk, variety show oleh sponsor, presentasi produk, launching produk,sampling dan selling, dealer/ costumer gathering
c. Event pribadi, contohnya pesta pernikahan, perayaan ulang tahun, syukuran
d. Event pendidikan, contohnya seminar, symposium, talk show, workshop
e. Event olahraga, contohnya kompetisi olah raga professional, pertandingan olah raga semi pro, aneka lomba dan kompetisi
f. Event seni, contohnya pagelaran seni musik, pagelaran seni tari, pagelaran seni teater, fashion show
g. Event amal, berbagai pagelaran penggalangan dana, lelang untuk penggalangan dana
h. Event publikasi, contohnya konferensi pers, media gathering
3.6. memahami penjadwal proses
1 Deskripsi Penjadwalan Proses
Penjadwalan merupakan kumpulan dan mekanisme di sistem operasi yang berkaitan dengan urutan kerja yang dilakukan sistem komputer. Penjadwalan bertugas memutuskan:
• Proses yang harus berjalan
• Kapan dan selama berapa lama proses itu berjalan
Sasaran Utama Penjadwalan Proses
Optimasi kinerja menurut kriteria tertentu.
Kriteria untuk mengukur dan optimasi kinerja penjadwalan :
- Adil (fairness), proses – proses diperlakukan sama yaitu mendapat jatah pemroses yang sama dan tak ada proses yang tak kebagian layanan pemroses sehingga mengalami startvation. Sasaran penjadwalan seharusnya menjamin tiap proses mendapat pelayanan dari pemroses yang adil.
- Efisiensi, Efisiensi atau utilisasi pemroses dihitung dengan perbandingan (rasio) waktu sibuk pemroses. Sasaran penjadwalan menjaga agar pemroses tetap dalam keadaan sibuk sehingga efisiensi mencapai maksimum.
- Waktu Tanggap (Response Time)
Waktu tanggap berbeda untuk:
- Sistem Interaktif
- Sistem waktu nyata
Waktu tanggap pada sistem interaktif
Waktu tanggap dalam sistem interaktif didefinisikan sebagai waktu yang dihabiskan dari saat karakter terakhir dari perintah dimasukkan atau transaksi sampai hasil terakhir muncul di layar (terminal).
Waktu tanggap ini disebut juga terminal rensponse time.
Waktu tanggap pada sistem waktu nyata
Pada sistem waktu nyata (real-time), waktu tanggap didefinisikan sebagai waktu dari saat kejadian (internal atau eksternal) sampai instruksi pertama rutin layanan yang dimaksud dieksekusi, disebut juga event response time.
Sasaran penjadwalan adalah meminimalkan waktu tanggapnya
- Turn Arround Time
Turn arround time adalah waktu yang dihabiskan dari saat program atau job mulai masuk ke sistem sampai proses diselesaikan sistem.
Waktu yang dimaksud adalah waktu yang dihabiskan di dalam sistem, diekspresikan sebagai penjumlahan waktu eksekusi (waktu pelayanan job) dan waktu menunggu.
Turn arround time = waktu eksekusi + waktu menunggu
Sasaran penjadwalan adalah meminimalkan turn arround time.
- Throughput
Throughput adalah jumlah kerja yang dapat diselesaikan dalam satu unit waktu. Cara untuk mengekspresikan throughput adalah dengan jumlah job pemakai yang dapat dieksekusi dalam satu unit/interval waktu.
Sasaran penjadwalan adalah memaksimalkan jumlah job yang diproses per satu interval waktu. Lebih tinggi angka throughput, lebih banyak kerja yang dilakukan sistem.
2 TIPE-TIPE PENJADWALAN
Terdapat tiga tipe penjadwalan berada secara bersama-sama pada sistem operasi yang kompleks, yaitu:
- Penjadwalan jangka pendek (short-term scheduller)
- Penjadwalan jangka menengah (medium-term scheduller)
- Penjadwalan jangka panjang (long-term scheduller)
Penjadwalan jangka panjang
Penjadwalan jangka panjang bekerja terhadap antrian batch dan memilih batch berikutnya yang harus di eksekusi.
Batch biasanya adalah proses-proses dengan penggunaan sumber daya yang intensif (yaitu waktu pemroses, memori, perangkat masukan atau keluaran), program-program ini berprioritas rendah, digunakan sebagai pengisi (agar pemroses sibuk) selama periode aktifitas job-job interaktif rendah.
Sasaran utama penjadwalan jangka panjang adalah memberi keseimbangan job-job campuran
STRATEGI PENJADWALAN
Terdapat 2 strategi penjadwalan, yaitu:
- Penjadwalan nonpreemptive (run-to-completion)
- Penjadwalan Preemptive
